برای وارد کردن مخاطبین مشتری و فروشنده خود از Outlook، Excel یا Gmail، چند مرحله زیر مناسب است. شما می توانید این فرآیند واردات را خیلی راحت و در چند ثانیه انجام دهید.
نکات مهمی که قبل از وارد کردن مخاطبین از Outlook، Excel یا Gmail باید به خاطر بسپارید
- حداکثر حجم فایل 2 مگابایت یا حداکثر 1000 ردیف برای Excel و Outlook است. در صورتی که فایلی که باید وارد کنید بزرگتر از این حد باشد، باید فایل را به چند برابر تقسیم کرده و وارد کنید.
- شما نمی توانید حساب های فرعی را وارد کنید. اگر می‌خواهید حساب‌های فرعی وارد کنید، ابتدا آن را به یک حساب مادر تغییر دهید و سپس می‌توانید وارد کنید. پس از وارد کردن، آنها را به حساب‌های فرعی تغییر دهید.
- در صورتی که فایل وارد شده نادرست باشد و نیاز به واردات مجدد همان فایل وجود داشته باشد. به یاد داشته باشید که نمی توانید آن را بازنویسی کنید، با این حال، می توانید دوباره به لیست مشتری/فروشنده خود اضافه کنید. قبل از وارد کردن مجدد فایل، مشتریان/فروشندگان را حذف کنید، یا حتی می توانید هر کدام را جداگانه ویرایش کنید.
- فقط یک آدرس ایمیل توسط import پشتیبانی می شود، دیگران را می توان بعدا اضافه کرد. اگر آدرس‌های ایمیلی در فایل اکسل شما وجود دارد، مطمئن شوید که روش تحویل پیش‌فرض را روی «هیچ‌کدام» در تنظیمات شرکت تنظیم کنید.
- باید ورودی های منحصر به فرد در قسمت Name وجود داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که یک فروشنده، مشتری یا کارمند نام یکسانی با یکدیگر ندارند.
- هنگام وارد کردن مخاطبین از اکسل که شامل فایل‌های اکسل است که از Outlook و برخی ابزارهای دیگر صادر شده‌اند، از این نکات اطمینان حاصل کنید:
- سرصفحه ستون ها باید در ردیف اول باشد.
- مخاطبین باید در Sheet1 صفحه گسترده باشند.
- صفحه گسترده نباید حاوی فرمول، نمودار یا ردیف خالی باشد.
- صفحه‌گسترده نباید حاوی هیچ خطایی باشد، مانند #REF!، #NAME؟، #N/A یا #VALUE!.
- اسامی نباید حاوی علامت دو نقطه (:) یا نقل قول (“) باشد.
نحوه صادرات مخاطبین مشتری یا فروشنده از Outlook
- به File رفته و سپس روی قسمت Open and Export and Import/Export کلیک کنید.
- از جادوگر Import and Export، گزینه Export to a file را بزنید و سپس برای نوع آن، Comma Separated Values را انتخاب کنید.
- پوشه ای را که اطلاعات تماس مشتری یا فروشنده خود را در آن ذخیره می کنید انتخاب کنید و مراحل روی صفحه را دنبال کنید تا فایل صادراتی ذخیره شود. اطمینان حاصل کنید که مکانی را که فایل شما در آن ذخیره شده است را یادداشت کنید.
چگونه مخاطبین مشتری یا فروشنده را از جیمیل صادر کنیم
شما دو گزینه متفاوت برای صادرات مخاطبین مشتری یا فروشنده از Gmail دارید. وقتی با حساب جیمیل خود ارتباط برقرار می کنید، همه مخاطبین شما به طور خودکار به عنوان مشتری یا فروشنده اضافه نمی شوند. شما باید انتخاب کنید که کدام مخاطب را می خواهید به عنوان فروشنده یا مشتری اضافه کنید.
گزینه 1: برای پیوند دادن مخاطبین Gmail
- به آیکون Create بروید.
- حال در زیر گزینه Customers قسمت Invoice را انتخاب کنید.
- از منوی کشویی Customer بر روی گزینه Add New کلیک کنید.
- روی گزینه Connect account Gmail خود ضربه بزنید.
- پس از آن روی Allow کلیک کنید.
هنگامی که حساب Gmail خود را قطع می کنید، فقط دسترسی به مخاطبین Gmail شما در QuickBooks Online و همچنین اجازه اضافه کردن آنها به عنوان فروشنده یا مشتری را حذف می کند. با این حال، هرگز مخاطبینی را که قبلاً به عنوان مشتری یا فروشنده در QuickBooks Online شما اضافه کرده‌اند حذف نمی‌کند.
گزینه 2: برای صادر کردن مخاطبین Gmail به یک فایل
- وارد حساب کاربری جیمیل خود شوید.
- از گوشه سمت چپ بالای صفحه جیمیل خود روی Gmail کلیک کنید.
- سپس به گزینه Contacts بروید.
- در منوی کشویی بیشتر، روی Export کلیک کنید.
- اگر باید همه مخاطبین یا یک گروه را صادر کنید، این گزینه را انتخاب کنید.
- روی فرمت Outlook CSV کلیک کنید، سپس روی Export کلیک کنید.
- بر روی گزینه Save to Disk کلیک کنید و سپس روی گزینه OK کلیک کنید.
- مکانی را برای ذخیره فایل خود انتخاب کنید و دوباره بر روی گزینه OK کلیک کنید.
نحوه ایجاد یک صفحه گسترده اکسل برای واردات
اگر می خواهید یک صفحه گسترده اکسل برای وارد کردن ایجاد کنید، می توانید این مراحل را دنبال کنید:
- اول از همه، یک صفحه گسترده اکسل جدید ایجاد کنید.
- مطمئن شوید که ستون‌های ردیف 1 صفحه‌گسترده اکسل باید همان سرصفحه‌های زیر حروف بزرگ زیر را داشته باشند. همچنین، مطمئن شوید که نباید هیچ سلول خالی یا سرصفحه دیگری در بالای این صفحه گسترده وجود داشته باشد. مطمئن شوید که از Sheet1 نیز استفاده می کنید.
- جزئیات مخاطبین را در صفحه گسترده خود وارد کنید. شما مختارید هر جزئیاتی را که ندارید خالی بگذارید. اطمینان حاصل کنید که واردات به آدرس صورتحساب در QuickBooks Online نگاشت.
- همیشه صفحه گسترده اکسل خود را به عنوان یک نوع فایل xls. یا xlsx. ذخیره کنید و مکان آن را یادداشت کنید.
چگونه فایل صادراتی خود را تأیید کنید
قبل از شروع فرآیند وارد کردن مخاطبین، مهمترین نکته بررسی جزئیات و اطمینان از صحت همه چیز است. در صورتی که مشکلی در صادرات وجود داشته باشد، رفع یا تصحیح مخاطبین وارد شده به صورت دستی روشی پیچیده و پیچیده خواهد بود.
- ابتدا فایل csv. را که قبلاً ذخیره شده بود باز کنید و آن را بررسی کنید.
- مطمئن شوید که ستون‌های ردیف 1 صفحه‌گسترده اکسل باید همان سرصفحه‌های زیر حروف بزرگ زیر و به ترتیبی مشابه داشته باشند. همچنین، مطمئن شوید که نباید هیچ سلول خالی یا سرصفحه دیگری در بالای این صفحه گسترده وجود داشته باشد. مطمئن شوید که از Sheet1 نیز استفاده می کنید.
- صفحه گسترده اکسل را بررسی کنید و جزئیات گم شده را وارد کنید یا هر گونه خطا را اصلاح کنید (در صورت وجود). در صورت وجود خطای قابل توجه، می توانید فرآیند صادرات را دوباره امتحان کنید. مطمئن شوید که فیلدهای آدرس در اینجا به آدرس صورتحساب آن مخاطب خاص در QuickBooks Online منطبق می‌شوند.
- همیشه صفحه گسترده اکسل خود را به عنوان یک نوع فایل xls. یا xlsx. ذخیره کنید و مکان آن را یادداشت کنید. به یاد داشته باشید که نمی توانید از محدودیت حجم فایل خود بیش از 2 مگابایت یا 1000 ردیف تجاوز کنید. در صورت نیاز، می توانید آن را به چندین فایل برای وارد کردن تقسیم کنید.
چگونه می توانید مخاطبین خود را وارد کنید؟
وارد شرکت QuickBooks Online شوید و سپس مراحل واردات را تکمیل کنید.
- به بخش مشتریان بروید، روی فاکتور کلیک کنید.
- حالا از ابزار، روی Import Data کلیک کنید.
- در زیر لیست، گزینه مشتریان یا فروشندگان را انتخاب کنید که به آنچه باید وارد کنید بستگی دارد.
- بر روی Browse کلیک کنید.
- جستجو کنید و فایل اکسل را انتخاب کنید، گزینه Open را بزنید، سپس برای ادامه روند روی گزینه Next کلیک کنید.
- اکنون باید داده های خود را نقشه برداری کنید سپس دکمه Next را بزنید.
- در صورت نیاز داده ها را تغییر دهید سپس روی گزینه Import کلیک کنید.
نتیجه گیری
ما درباره نحوه وارد کردن مخاطبین مشتری یا فروشنده از Outlook، Excel یا Gmail بحث کرده‌ایم. اگر از Quickbooks Online (QBO) و/یا Quickbooks استفاده می کنید، این نکته مهمی است که باید بدانید. می‌توانید برای هر مشکلی که هنگام وارد کردن مخاطبین با آن مواجه می‌شوید، پشتیبانی دریافت کنید. حتی می توانید از گزینه های سلف سرویس یا پشتیبانی پولی در رابطه با این سرویس استفاده کنید.
با این حال، کارشناسان ما همیشه در کنار شما هستند تا خطای Quickbooks شما را برطرف کنند تا از حداقل زمان خرابی اطمینان حاصل کنند و سازمان شما را ادامه دهند. توصیه می کنیم ابتدا سعی کنید با جستجوی راه حلی که در بالا توضیح داده شد، مشکل را برطرف کنید. در صورتی که با یک خطای پیچیده روبرو هستید یا قادر به رفع مشکل نیستید، می توانید با شماره 2659-877-221-1+ یا با استفاده از سایر گزینه های پشتیبانی با ما تماس بگیرید.