اجازه دهید در مورد نحوه ثبت یک معامله مبادله ای در QuickBooks Online بحث کنیم. هر زمان که شما و فروشنده تان محصولات و خدمات را مبادله کنید، معاملات مبادله ای انجام می شود. برای ثبت این مبادلات، باید فاکتور و صورتحساب ثبت اقلام یا خدماتی را که باید تعویض کنید پر کنید. به مراحل نحوه انجام آن نگاه کنید.
معاملات مبادله ای اساساً در مبادله محصولات یا خدمات یا هر یک از معاملات غیر نقدی استفاده می شود. اگر می خواهید مبادله بین خود و فروشنده خود را ردیابی کنید، این یکی از بهترین راه هاست. معامله مبادله ای به شما امکان می دهد معامله را مستقیماً به یک فاکتور خاص متصل کنید و مبلغ را به عنوان اعتبار یا پرداخت به فروشندگان خود نشان دهید.
معامله پایاپای چیست؟
دخالت علم اقتصاد از دوران باستان شروع می شود، زمانی که مبادله کالایی تنها راه خرید هر محصول و خدماتی بود. با این حال، در این عصر پیشرفته، تعداد کمی از سازمان ها هنوز اهمیت مبادله محصولات و خدمات با سازمان های مربوطه را به جای پرداخت نقدی یا سایر انواع پرداخت ها می دانند.
اگر سازمانی دارید که گهگاه مبادله می‌کند، باز هم باید تمام آن تراکنش‌ها را در حساب سازمان خود ثبت کنید تا دستورالعمل‌های مالیات IRS و حفظ سوابق را رعایت کنید.
به همین دلیل است که نرم افزار حسابداری تجاری QuickBooks به شما این امکان را می دهد تا معاملات (معامله) را با کمک یک حساب مبادله ای اختصاصی ثبت کنید که در آن می توانید تمام معاملات مبادله ای خود را پر کنید.
مرحله 1: حساب بانکی مبادله ای خود را تنظیم کنید
- گزینه Settings را باز کنید سپس به قسمت Chart of Accounts بروید.
- برای ایجاد اکانت جدید، گزینه New را بزنید.
- از منوی کشویی نوع حساب روی گزینه بانک کلیک کنید.
- از منوی کشویی Detail Type، روی گزینه Cash on hand کلیک کنید.
- نام حساب را به عنوان مثال “حساب بانکی مبادله ای من” پر کنید.
- ذخیره را انتخاب کنید تغییراتی را که ایجاد کردید ببندید.
مرحله 2: ایجاد فاکتور و دریافت پرداخت
قبل از اینکه وارد معامله مبادله ای شوید، مطمئن شوید که شریک مبادله پایاپای خود را به عنوان مشتری برای فاکتور و فروشنده برای صورتحساب اضافه کرده اید. همیشه به یاد داشته باشید که یکی از نام‌ها را کمی متفاوت از نام دیگری تغییر دهید زیرا نمی‌توانید در هر دو لیست یک نام را ایجاد کنید.
در صورتی که سازمان شما به صورت نقدی معامله می کند، باید تاریخ پرداخت فاکتور و پرداخت صورتحساب را با تاریخ مشابهی با فاکتور یا صورتحساب تعیین کنید.
نحوه ایجاد فاکتور
- به بخش + جدید بروید.
- بر روی گزینه Invoice کلیک کنید.
- از منوی کشویی مشتری، روی نام فروشنده یا شریک مبادله ای خود کلیک کنید.
- تمام اطلاعات مورد نیاز را پر کنید.
- گزینه Save را بزنید.
نحوه دریافت وجه برای فاکتور
- به بخش + جدید بروید.
- روی گزینه دریافت پرداخت ضربه بزنید.
- در منوی کشویی مشتری، روی نام فروشنده یا شریک مبادله ای خود کلیک کنید. تمام اطلاعات و داده‌های زیر فاکتوری که در گذشته ایجاد کرده‌اید، از تراکنش‌های معوق ظاهر می‌شوند.
- تاریخ و مبلغی را که باید پر کنید وارد کنید.
- به منوی کشویی روش پرداخت بروید، سپس روی افزودن جدید کلیک کنید.
- “Barter” را در قسمت Name پر کنید، سپس روی دکمه Save کلیک کنید.
- به منوی کشویی Deposit to بروید، پس از آن حساب بانکی مبادله ای را انتخاب کنید.
- حال بر روی گزینه Save and close کلیک کنید.
مرحله 3: ایجاد و پرداخت صورت حساب
مرحله آخر برای ثبت معامله پایاپای ایجاد و پرداخت صورت حساب است. زمانی که سابقه مبادلاتی را که انجام داده اید داشته باشید. در صورتی که مبادله محصولات از نظر ارزش مشابه نباشد، موجودی سررسید یا اعتبار را توسط فاکتور یا قبض نشان می دهید.
نحوه ایجاد صورتحساب
- به بخش + جدید بروید.
- روی گزینه Bill کلیک کنید.
- از منوی کشویی فروشنده، روی نام شریک مبادله ای خود کلیک کنید.
- تمام اطلاعات مورد نیاز را پر کنید.
- گزینه Save را بزنید.
نحوه پرداخت صورت حساب
- به بخش + جدید بروید.
- روی گزینه Pay Bills کلیک کنید.
- در منوی کشویی حساب پرداخت، روی نام حساب بانکی مبادله ای خود کلیک کنید.
- روی صورت حسابی که در گذشته ایجاد شده اید ضربه بزنید.
- از قسمت موجودی سررسید، گزینه پرداخت را انتخاب کنید.
- مبلغی را که باید پرداخت کنید را پر کنید
- بر روی گزینه Save and close کلیک کنید.
نتیجه گیری
معامله مبادله ای تنها در صورتی اتفاق می افتد که شما کالا یا خدمات خود را در ازای معاملات غیرنقدی که ممکن است کالاها یا خدمات دیگری باشند، ارائه دهید. از آنجا که این بخشی از یک معامله حسابداری است، لازم است رویداد در سوابق حسابداری سازمان ثبت شود.
شما می توانید پرداخت مبادله ای خود را در پایین صفحه ایجاد فاکتور مشاهده کنید. فقط زمانی می توانید این مبلغ را در صفحه فاکتور ببینید که بخواهید چنین قالب سفارشی را تنظیم کنید.